Những sai lầm dễ mắc phải khi Tổ chức sự kiện

Những sai lầm dễ mắc phải khi Tổ chức sự kiện

Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!

Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp!